Informations générales

Poste

Taux d'emploi

100

Description du poste

Intitulé du poste

COORDINATEUR AUX INSTANCES H/F

Contrat

CDI

Catégorie socio-professionnelle

Cadre

Description de la mission

CE POSTE EST OUVERT A TOUT TYPE DE HANDICAP

KLESIA s'engage à assurer un avenir serein et contribuer à la qualité de vie pour tous.

KLESIA s'engage pour la société en apportant des solutions de prévention d'assurance de personnes et de services simples, innovantes, solidaires et durables, adaptées aux besoins de nos clients et à ceux de leurs proches, tout au long de la vie. Nous gérons également la retraite complémentaire pour l'Agirc-Arrco en collectant les cotisations, en accompagnant nos adhérents et en versant les pensions de 2,1 millions de retraités. Nous agissons enfin pour les plus fragiles, œuvrons pour le mieux vieillir et contribuons à rendre la santé accessible à tous.

En 2024, KLESIA rassemble 2 900 collaborateurs au service de 300 000 entreprises clientes et de 4,8 millions de salariés.

Pourquoi KLESIA ?
Vous voulez accomplir des missions qui ont du sens, vous souhaitez évoluer dans un environnement bienveillant,
vous êtes animé par les projets ambitieux et challengeants,
… alors rejoignez nos équipes !

Au sein de la Direction du Secrétariat des Instances, vous serez directement rattaché(e) à la Directrice. Vous occuperez un rôle transverse au sein de la Direction et serez le chef d'orchestre de la bonne planification et constitution des Instances.
Vous serez responsable de la planification des Instances du Groupe, de la définition des ordres du jour et de la coordination de la constitution de l'ensemble des dossiers d'Instances. A cet effet, vous serez amené(e) à échanger avec l'ensemble des Direction du Groupe KLESIA.
Vous contribuerez à l'organisation des Assemblées Générales annuelles du groupe.

Vous intégrerez un service de 15 personnes et vous travaillerez seul(e) sur votre activité.

Vos missions :
- Calendrier des Instances : définition des dates et salles de l'ensemble des réunions d'instances (environ 300 par an). Mise à jour régulière du calendrier et communication
- Ordre du jour : établissement des ordres du jour d'une cinquantaine d'entités tous les trimestres
- Demande et suivi des pièces (environ 600 pièce par trimestre): Vous garantirez la bonne réception des pièces constitutives au dossier d'Instances dans les délais statutaires, effectuerez le suivi et les relances nécessaires
- Mise à jour des fichiers de pilotage de la Direction
- Préparation des Assemblées Générales (AG) du Groupe :
- Préparation de l'ensemble des supports d'AG
- Constitution des fichiers de vote
- Lien avec les contributeurs pour organiser le vote pendant les AG
- Suivi des recommandations d'audit
- Contribution aux projets transverses : constitution de sociétés, études statutaires etc.

Profil

De formation Bac + 5, vous disposez d'une expérience professionnelle significative de 5 ans minimum sur un poste aux Instances et de préférence dans un groupe de Protection Sociale.
Vous maitrisez le Pack Office plus particulièrement Excel et Word.

Les qualités requises :
- Rigueur
- Autonomie et organisation
- Bon relationnel, communication
- Réactivité, facilité d'adaptation
- Bonne gestion du stress
- Force de proposition
- Appétences pour les sujets juridiques

Rejoindre KLESIA, c'est bénéficier d'avantages :
- Titre restaurant d'une valeur de 11,97€ par jour travaillé (pris en charge par KLESIA à hauteur de 60%)
- Remboursement de vos frais de transports en commun à hauteur de 75%
- Contrat santé famille (tarif unique, sans supplément pour le/la conjoint(e) et les enfants) et prévoyance
- Possibilité de télétravail (1 à 3 jours / semaine dès 3 mois d'ancienneté), horaires variables et plusieurs formules RTT au choix pour les non-cadres
- Plan d'Epargne Retraite (à partir de 2 mois d'ancienneté)
-Prestations CSE à compter de 2 mois d'ancienneté : chèques vacances, chèques rentrée scolaires, chèques noël et plus encore…

Chez KLESIA, nous sommes convaincus que nos différences sont sources de richesse et de performance. Notre Groupe, détenteur du Label Diversité AFNOR depuis 2015, offre à tous les mêmes opportunités d'accès à l'emploi, en assurant un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de ses équipes. Fortement engagé sur la thématique du handicap, l'intégralité de nos offres sont accessibles à nos futurs talents avec des aménagements adaptés aux situations de handicap.

KLE/IND

Critères candidat

Spécialisation

Juridique/Droit/Sciences politiques